Формирование заказа на поставку

Важно! Перед началом работы с Закупками перейдите в Склад и проверьте настройки по количеству шагов для приемки пребывающих грузов. Более подробно в Управление складом.

Запросы ценовых предложений

Запрос ценового предложения - это деловой документ, который отправляют официальные лица компании, проявляющие интерес к продукту или услугам определенных поставщиков.
Этот документ включает в себя подробную информацию о конкретном продукте, характеристиках, количестве, сумме для покупки, детали предложения и другую информацию. 
Этот запрос является необходимым аспектом для получения четкого описания продукта и цены. 
Система Binta позволяет отправлять запросы на получение ценового предложения для нескольких поставщиков, чтобы впоследствии выбрать наиболее выгодные.
Для перехода к списку Запросы ценовых предложений, выберите пункт меню «Закупки» → «Заказы» → «Запросы ценовых предложений». 

Отобразится список всех созданных запросов цен.
Для работы со списком доступны стандартные функции: выбор представления в различных видах, поиск, фильтрация, группировка по заданным параметрам, экспорт и импорт. 
При выборе вида представления в виде списка вы можете настроить перечень отображаемых полей, нажав на кнопку (две точки). 

Как создавать «Запросы ценовых предложений»

Чтобы создать новый запрос цен, нажмите на кнопку «Создать». 
Заполните поля карточки «Запросы ценовых предложений». 

Для определения приоритета запроса как «Срочно», нажмите на кнопку со звездочкой.

Как добавить контрагента «Поставщика»

«Поставщик» - выберите нужного поставщика из выпадающего меню. 
Если это новый поставщик, вы можете создать его карточку из данного поля, или перейдя «Закупки» → «Заказы» → «Поставщики» → «Создать». Также вы можете создать нового контрагента «Поставщика» из основного меню «Контакты» → «Создать».

Укажите «Обозначение производителя» - ссылка на документ, полученный от Поставщика.
Укажите валюту договора → «Валюта».

Укажите крайний срок выполнения заказа → «Срок заказа». В течение этой даты предложение должно быть подтверждено и преобразовано в Заказ на поставку. 

Аналогичным образом может быть назначена Дата получения → «Ожидаемое поступление». Это дата доставки, обещанная поставщиком. Дата «Ожидаемое поступление» используется для определения ожидаемого прибытия товаров. Данная дата будет учитываться в приемке как «Крайний срок» прибытия.
Если вы включите опцию → «Запросить подтверждение», система автоматически отправит поставщику электронное письмо с подтверждением за несколько дней до ожидаемой даты получения. 

После заполнения всех необходимых полей, нажмите «Сохранить».

На вкладке «Продукты» вы можете добавить сведения о продукте. 
В случае, если ранее был задан прайс-лист данного поставщика, условия автоматически подтянутся в карточку. 
В случае если Поставщик не имеет определенной цены, которая проставляется на вкладке «Закупки» в карточке продукта, подтягивается цена, указанная в поле «Себестоимость» из карточки «Продукта». 
Вы можете изменить цену вручную, при необходимости. Далее можно указать или изменить «Количество», «Единицу измерения», «Цену за единицу», «Скидка», «Налоги». 
Для добавления дополнительных полей, нажмите на кнопку две точки в конце строки. 

На вкладке «Прочая информация», в строке «Покупатель» выберите из списка пользователей, сотрудника ответственного за Заказ.

Укажите документ источник. В строке «Условия оплаты» выберите из списка необходимые условия оплаты для данного Заказа.

После заполнения всех необходимых полей, нажмите «Сохранить».

Созданный запрос цен вы можете отправить поставщику по электронной почте, нажав на кнопку «Отправить по электронной почте». 
Как настроить Пользовательские почтовые серверы.
Предварительно необходимо настроить «Пользовательские почтовые серверы» Binta - Настройка входящей и исходящей почты.

Как создать Альтернативные запросы цен
В системе Binta, есть возможность Запроса ценовых предложений у нескольких Поставщиков, для возможности выбора наиболее выгодного предложения в сочетании условий, стоимости и времени выполнения Заказа. 
В заказе на закупку на вкладке Альтернативы, вы можете создать аналогичные запросы ценовых предложений для других поставщиков. 
Для этого нажмите на «Создать альтернативу».
Ознакомьтесь с инструкцией Binta-Альтернативные запросы.

Отправка Запроса ценовых предложений

После создания ЗЦП (запрос ценовых предложений) вы можете:

• Отправить по электронной почте. При инициации, система отобразит щаблон сопроводительного письма для отправки ЗЦП. Вы можете выбрать готовый шаблон из списка, заполнить его или скорректировать. Если вы хотите создать свой шаблон, необходимо перейти в Общие настройки - Компании - Посмотрите все шаблоны.
• Распечатать запрос цен. В данном случае система сформирует пдф документ, который вы сможете скачать и отправить по почте или другим способом.

При инициации любого из выше перечисленных действий, статус Запроса изменится на «Запрос цены отправлен»

Подтверждение Запроса

Когда запрос ценового предложения отправлен и одобрен, следующим шагом является создание Заказы на на поставку. 
Это можно просто сделать из окна Запроса ценового предложения. 
После проверки предложения вы можете либо подтвердить заказ, либо отменить его, нажав на соответствующие кнопки «Подтвердить заказ» или «Отмена».

Статус запроса изменится на «Заказ на поставку», также будет автоматически создан связанный складской документ на поставку - смарт кнопка «Приемка».

Заказы на поставку 
Заказы на поставку - это деловой документ между покупателем и продавцом, который включает в себя такие детали, как информация о продукте и услуге, дата доставки, сведения о цене и другие условия, если таковые имеются. 

Подтвержденные заказы можно просмотреть, выбрав пункт меню «Закупки» → «Заказы» → «Заказы на поставку». 
Для работы со списком доступны стандартные функции: выбор представления в различных видах, поиск, фильтрация, группировка по заданным параметрам, экспорт и импорт. 
При выборе вида представления в виде списка вы можете настроить перечень отображаемых полей, нажав две точки.