Создание альтернативных запросов цен для нескольких поставщиков

Общая информация 

При необходимости выбора наиболее выгодного предложения с учетом условий, стоимости и времени выполнения заказа, компании могут обратиться к нескольким поставщикам, запрашивая ценовые предложения. 
Для этого в Запросы ценовых предложений на вкладке "Альтернативы" предусмотрена возможность создания аналогичных запросов у разных поставщиков. 
Нажмите на кнопку → «Создать альтернативу».
Такая практика запроса предложений у разных поставщиков может быть особенно полезной, когда компания хочет одновременно попросить несколько поставщиков предложить свои варианты на аналогичные товары или услуги. 
Это помогает компаниям выбрать наиболее дешевых и быстрых поставщиков, исходя из своих конкретных бизнес-потребностей.
Данный процесс, известен как тендер, широко используется организациями государственного сектора, которые должны соблюдать законодательство при осуществлении закупок. 
Тем не менее, частные компании также могут использовать альтернативные запросы предложений, чтобы оптимально расходовать свои финансы.

Настройка параметров договора покупки

Для того чтобы у вас была возможность создавать альтернативные запросы необходимо включить функцию «Соглашения о покупке».
«Настройки» → «Общие настройки» → «Закупки»→ «Заказы» → «Соглашения о покупке» установите флажок. 
Это позволит создавать альтернативные запросы предложений, а также возможность создавать общие заказы.

Подсказка: 
Чтобы сэкономить время на объявлении тендера, на вкладке «Закупки» формы продукта можно указать индивидуальных поставщиков, цены и сроки поставки. 
Для этого перейдите в раздел «Закупки» → «Продукты» → «Продукты» и выберите продукт для редактирования. 
В форме продукта перейдите на вкладку «Закупки» и нажмите «Добавить строку». 
В раскрывающемся меню выберите поставщика, которого нужно указать в столбце «Поставщик», и при необходимости установите цену и время доставки. 
Если щелкнуть значок дополнительных параметров, на кнопку (две точки), появятся дополнительные параметры видимости, которые можно добавить к позиции. 

Как Создать Запросы ценовых предложений

Чтобы создать новый запрос предложения, перейдите в приложение «Закупки» → «Запросы ценовых предложений» → «Создать». 
Затем добавьте информацию в форму запроса предложения: добавьте поставщика из раскрывающегося списка рядом с полем «Поставщик» и нажмите «Добавить продукт»,
выберите необходимый продукт из раскрывающегося меню в столбце «Продукт». 
Затем установите желаемое количество покупки в столбце «Количество» и при необходимости измените цену покупки в столбце «Цена за единицу».
Если нажать значок дополнительных параметров(две точки), появятся дополнительные параметры видимости, которые можно добавить к позиции. 
Повторите эти шаги, чтобы добавить столько параметров, сколько необходимо, включая единицы измерения, в которых будут приобретаться продукты, и ожидаемую дату прибытия.

Когда все будет готово, нажмите «Отправить по электронной почте». 
При этом появится всплывающее окно «Написать письмо», в котором можно настроить сообщение поставщику. 
Созданный запрос цен вы можете отправить поставщику по электронной почте, нажав на кнопку «Отправить». 
Это преобразует запрос предложения в «Заказы на поставку» и отправляет электронное письмо поставщику, указанному в форме заказа на покупку.

Как настроить Пользовательские почтовые серверы

Предварительно необходимо настроить «Пользовательские почтовые серверы» Настройка входящей и исходящей почты

Примечание
Отправка электронных писем каждому поставщику может быть полезна при создании альтернативных запросов предложений, поскольку поставщики могут подтвердить, 
сохраняются ли их прошлые цены сегодня, что может помочь компаниям выбрать для них лучшие предложения.

Как создать «Альтернативные запросы предложений»

После того как Запрос ценового предложения создан, можно создать альтернативные запросы предложений и отправить их дополнительным альтернативным поставщикам для сравнения цен, сроков доставки и других факторов, чтобы принять решение, у каких поставщиков заказывать те или иные продукты.

Чтобы создать альтернативные запросы предложений, перейдите на вкладку «Альтернативы» в форме Заказы на поставку, затем нажмите «Создать альтернативу».

 При нажатии появляется всплывающее окно «Создать альтернативу».

В этом окне выберите нового/другого поставщика из раскрывающегося меню рядом с полем «Поставщик», чтобы создать альтернативное предложение. Рядом с ним находится флажок «Копировать продукты», который установлен по умолчанию. Если этот флажок установлен, количество продуктов исходного заказа копируются в альтернативный. После завершения нажмите «Создать альтернативу». 

Таким образом в системе создастся новый «Запрос ценовых предложений» с новым порядковым номером.
Поскольку флажок «Копировать продукты» был установленным, новая форма Запроса ценовых предложений будет заполнена теми же продуктами, количествами и другими сведениями, что и предыдущий исходный заказ на поставку.

Примечание
Если при создании альтернативного предложения установлен флажок «Копировать продукты», дополнительные продукты не нужно добавлять в форму заказа на покупку, если это не требуется. 
Однако если выбранный поставщик указан в столбце «Поставщик» на вкладке «Закупки» в форме продукта, включенной в заказ на закупку, значения, установленные в карточке продукта, эти данные переносятся в Заказ на поставку и при необходимости их возможно изменить вручную.

Далее вы можете создать второе альтернативное предложение, щелкнув вкладку «Альтернативы» и еще раз нажмите «Создать альтернативу». 
После этого всплывающее окно «Создать альтернативу» появится снова. 
На этот раз выберите другого поставщика в раскрывающемся меню рядом с пунктом «Поставщик». 
Затем нажмите «Создать альтернативу».

Если альтернативное предложение необходимо удалить со вкладки «Альтернативы», их можно удалить по отдельности, щелкнув значок «Удалить» (X) в конце их строки.

Вы можете добавлять ссылку на аналогичный существующий запрос нажав «Ссылка на существующий запрос»

Далее вы можете отправить созданные запросы ценовых предложений по электронной почте «Отправить по электронной почте». 
В всплывающем окне «Отправить по электронной почте», настройте сообщение поставщику. 
Когда все будет готово, нажмите «Отправить», отправьте письмо поставщику в форме «Заказ на поставку».

В новой форме Заказа на поставку перейдите на вкладку «Альтернативы». 
На этой вкладке будут отображаться все Заказы на поставку, поставщик, ссылка на заказ, дата ожидаемого поступления, общая сумма заказов и статус.

Как связать новый Запрос ценового предложения» с существующими предложениями

Создание альтернативных предложений непосредственно из формы заказа на покупку на вкладке «Альтернативы» — это самый простой способ создания и связывания предложений. 
Однако отдельные запросы предложений также можно связать постфактум, даже если сначала они создаются совершенно отдельно.
Чтобы создать новый Запрос ценового предложения, перейдите «Закупки» → «Запросы ценовых предложений» → «Создать».
Заполните новую форму Запроса ценового предложения.
Перейдите в вкладку «Альтернативы», поскольку этот новый Запрос ценового предложения, других связанных запросов в нем не будет. 
Чтобы связать этот заказ с ранее созданными альтернативами, нажмите «Link to Existing RfQ» в первой строке столбца «Поставщик».

В результате появится всплывающее окно «Добавить: Add: Alternative POs». 
Выберите заказы на покупку, созданные ранее, и нажмите «Выбрать». 
Все эти заказы теперь скопируются в ранее созданный заказ на покупку на вкладке «Альтернативы».

Подсказка
Если обрабатывается большое количество заказов на покупку и предыдущие заказы на покупку невозможно найти, попробуйте нажать «Группировать по» → «Поставщику» 
под строкой поиска в верхней части всплывающего окна, для того чтобы сгруппировать по поставщикам, выбранным в предыдущих заказах

Как сравнить линейки продуктов

Если существует несколько запросов предложений, связанных как альтернативы, их можно сравнить друг с другом, чтобы определить, какие поставщики для каких продуктов предлагают лучшие предложения. 
Чтобы сравнить каждое предложение, перейдите в приложение «Закупки» и выберите один из ранее созданных «Запросов ценовых предложений».

Затем перейдите на вкладку «Альтернативы», чтобы просмотреть все связанные запросы предложений. 
Затем на вкладке «Создать альтернативу» нажмите на Сравнить строки заказа, кнопка  →  «Compare Product Lines». 
Откроется страница сравнения строк заказа.

Страница «Сравнить строки заказа» по умолчанию группируется по продуктам. 

Каждый продукт, включенный в любой из запросов предложений, отображается в отдельном раскрывающемся списке вместе со всеми номерами заказа в столбце «Ссылка».
Дополнительные столбцы на этой странице включают поставщика, у которого были заказаны продукты, статус предложения, количество заказанной продукции у каждого поставщика, цена за единицу продукта, общая стоимость заказа и т. д.

Примечание
Чтобы удалить строки продуктов со страницы «Сравнить строки заказа» кнопка  →  «Compare Product Lines», нажмите «Очистить» в дальнем правом конце строки этой линии продуктов. 
При этом этот продукт будет удален из списка доступных для выбора вариантов со страницы, а общая цена этого продукта на странице изменится на 0. 
В форме заказа на покупку, в которую был включен этот продукт, его заказанное количество также изменяется на 0.

После определения лучших предложений в конце каждой строки можно выбрать отдельные продукты, нажав «Выбрать». 
После того, как все нужные продукты будут выбраны, нажмите «Запросы цен» (в навигационной цепочке вверху страницы), чтобы вернуться к обзору всех запросов предложений.

Как отменить (или сохранить) альтернативы

Теперь, когда нужные продукты выбраны и на основе того, какие поставщики предоставили лучшее предложение, остальные запросы предложений (из которых не было выбрано ни одного продукта) можно отменить.
В столбце «Итого» в крайнем правом углу каждой строки для заказов, из которых не было выбрано ни одного продукта, общая стоимость автоматически устанавливается равной 0. 
Хотя они еще не отменены, это означает, что в конечном итоге их можно отменить без каких-либо последствий после подтверждения желаемых заказов на поставку.

Чтобы подтвердить предложение, содержащее выбранное количество продукта, щелкните его. Затем нажмите «Подтвердить заказ». 
Это приведет к появлению всплывающего окна «Альтернативное предупреждение» (Alternative Warning). 

В данном окне возможно «Отменить альтернативы» (Cancel Alternatives) или «Сохранить альтернативы» (Keep Alternatives). 
Если этот заказ на покупку не требуется подтверждать, нажмите «Отмена».

Кнопка «Отменить альтернативы» (Cancel Alternatives) автоматически отменяет альтернативные заказы на покупку. 
Кнопка «Сохранить альтернативы» (Keep Alternatives) сохраняет альтернативные заказы на покупку открытыми, поэтому к ним по-прежнему можно получить доступ, если потребуется заказать какие-либо дополнительные количества продуктов. 
После того как все продукты заказаны, можно выбрать  «Отменить альтернативы» (Cancel Alternatives) в зависимости от открытого заказа на поставку.

Чтобы просмотреть подробную форму одного из перечисленных запросов предложений, щелкните позицию этого предложения. 
Это приведет к появлению всплывающего окна «Открыть: альтернативные заказы на покупку», в котором можно просмотреть все детали этого конкретного предложения. 
Нажмите Закрыть, когда ознакомитесь с информацией по заказу.

Отмененные заказы отображаются серым цветом и отображаются со статусом «Отменено» в столбце «Статус» в крайнем правом углу их строк.

Теперь, когда все количества продуктов заказаны, можно продолжить процесс покупки и продолжать его до завершения, пока продукты не поступят на склад.