Как изменить дату в документе «Расходы», если уже проведены проводки

Для того, чтобы изменить дату расхода в уже проведенном отчете, необходимо перевести Отчет по расходам в статус Черновик.

Для этого перейдите в раздел «Мои расходы» или «Отчеты о расходах»

Откройте Отчет расхода в который необходимо внести корректировки.

Для того, чтобы переместить отчет по расходам в черновик у него должен быть статус "Одобрено" или "Проведено".

Если у отчета статус "Выполнено" перейдите по смарт кнопке с "Запись в журнале» → в открывшемся документе покупки от поставщики нажмите «Переместить в черновик».

Внесите необходимые изменения в документ → «Сохранить»

Перейдите обратно в отчет по расходам. Статус документа изменится на "Проведено" и станет доступным функция "Переместить в черновик"

Важно! Если у вас уже были проведены записи журнала по данному отчету, при Отмене система сторнирует ранее проведенную проводку в системе по документу покупки от поставщика. Подробнее описано ниже.

После того, как вы переместили в черновик, внесите изменения на вкладке "Расходы" в поле "Дата расхода". Нажмите "Сохранить".

Документ со статусом «Одобрено»

Документ в статусе «Одобрено» —  на этом этапе не создаются дополнительные проводки, так как документ готов для дальнейшей обработки, но еще не проведен в учете.

Если возникла потребность изменения даты расхода (не отчета) на данном этапе, вы можете просто внести изменения в поле "Дата расхода".

Документ со статусами «Выполнено», «Проведено», «Оплачено» — когда документ находится в одном из этих статусов, 
любые изменения, включая изменение даты, создают новые записи в журнале. 
Это позволяет отследить все последовательные действия с операциями и проводками, связанными с этим документом.

Какие изменения происходят с записями журнала после отмены отчета (если были уже проведены записи журнала) ?

После того, как вы отменили отчет, вы можете заметить, что исчезли ранее проведенные записи журнала. 
Но на самом деле они не исчезли и не удалились. 
Система в данном случае :
1. Отмечает ранее проведенный Документ (Bill) как Реверсированный. 
2. Статус документа остается «Проведенный». Создает RBill для сторнирования изначального Документ покупки от поставщика (Bill), а именно для сторнирования ранее проведенных в системе проводок. 
В RBill отображается та же информация по продуктам и по счетам как и в Bill, но с противоположной суммой.

Стандартный Bill, который был выставлен на сотрудника за расходы на проживание.

RBill, который формируется для сторнирования ранее проведенного Bill.

Далее по данным двум документам необходимо провести взаимозачет, а именно реконселяцию. 

В рамках данных документов у вас сформировалось две проводки по Кредиторской задолженности, которые перекрывают друг друга и выходят в ноль.

Для того, чтобы сделать взаимозачет между документам вам необходимо перейти в модуль «Бухгалтерия/Финансы» → «Финансовый учет» → « Записи журнала».

Сделайте группировку по Партнеру, откройте записи, которые относятся к сотруднику, по которому вы проводили операцию отмены расходов.

Открываем Bill, которые был ранее проведен, но уже не актуален после отмены отчета о расходах. 

Внизу вы увидите, что у вас есть возможность сделать сверку с документом RBill по данному партнеру. 

Если у вас было несколько отмен по разным отчетам, важно выбрать тот, который был создан именно по данному документу.

Для проведения взаимозачета нажмите  «Добавить»

Если вы уже регистрировали платеж для данного документа, необходимо нажать на инфо иконку. 

Для того. чтобы отвязать, ранее зарегистрированный платеж, нажмите «Не сверено».

После того, как вы заново подтвердите отчет по расходам и проведете записи журнала, будет создан новый документ покупки от поставщика. 
Если стоимость по данному Bill не изменилась, вы можете добавить уже созданный в системе зарегистрированный платеж, как показывалось ранее.
Если информация по стоимости платежа изменилась, в Записях журнала вы можете найти ранее проведенный документ и отменить его.