Контакты

Управление контактами является важным аспектом любой организации. Система Binta позволяет управлять контактными данными поставщиков, покупателей и сотрудников.

В стартовом окне приложения отображается список всех контрагентов. Доступны функции поиска по списку, фильтрации, группировки, сортировки по необходимым параметрам, экспорта и импорта, а также различные виды представления: канбан, список, действия.

Для вида отображения Список доступен выбор необходимых полей:

Для создания новой карточки контрагента нажмите на кнопку Создать и заполните поля карточки.

Основной блок

Возможны два типа Контактов - Человек и Компания. Компания это всегда юридическое лицо, тогда как Человек может представлять как физическое лицо, так и какой-либо дополнительный контакт для организации, например адрес доставки.

Тип организации (только для Компания) - организационно-правовая форма компании. Доступны два варианта ИП и ООО.

Полное наименование (только для Компания) - полное/юридическое наименование организации.

Фамилия, Имя, Отчество (только для Человек) - полное имя контакта.

Расшифровка подписи (только для Человек) - фамилия и инициалы контакта. Формируется на основании данных, указанных в ФИО.

Тип адреса (только для Человек) - выпадающий список с различными вариантами адреса. Используется для классификации контакта. Если наименование контакта не заполнено, Тип адреса будет выводиться при выборе контакта в документах.

Должность (только для Человек) - должность физического лица в связанной организации.

СНИЛС (только для Человек) - страховой номер индивидуального лицевого счета.

Адрес - основной адрес компании. Отображается во всех документах и печатных формах. Также, для компании могут быть добавлены дополнительные адерса как отдельные контакты.

ID (сторонние системы) - идентификатор контакта в других системах учета. Используются при интеграциях со соронними системами учета. Например, при импорте файлов из 1С.

В Binta доступны три вида идентификационного номера налогоплательщика - VAT, ИНН и УНП. Тип номера выбирается из выпадающего списка, непосредственно номер вносится в поле VAT/ИНН/УНП. В Binta реализована проверка на дублирование VAT/ИНН/УНП. Если аналогичный номер зарегестрирован системе, будет выведено сообщение с указанием дублирующего контакта.

Телефон - основной телефон компании.

Мобильный - дополнительный телефон.

Стандартов заполнения телефонных номеров нет, можно вносить в любом доступном формате для любой страны.

Email - электронная почта компании.

Вебсайт - сайт компании.

Телефоны, email, вебсайт отображаются в других документах Binta, что значительно облегчает работу с лидами, сделками и т.д. и минимизирует вероятность некорректного ввода данных клиента.

Теги - метки для контакта. Задаются в свободном формате, позволяют распределять контрагентов по различным категориям. Теги отображаются на доске Канбан, по ним доступна фильтрация и группировка.

КПП (только для Компания) - код причины постановки на учет.

ОГРН (только для Компания) - основной государственный регистрационный номер.

ОКПО (только для Компания) - код общероссийского классификатора предприятий и организаций.

Руководитель - руководитель компании. Создается как отдельный контакт, либо выбирается из уже существующих.

Бухгалтер - главный бухгалтер компании. Создается как отдельный контакт, либо выбирается из уже существующих.

Вкладка Общая информация (только для Компания)

Доступна только если для контакта указаны страны Российская Федерация или Беларусь. На ней доступна учетная информация контрагента. Часть информации дублируется из общего блока, также добавлены поля

Информация о регистрации - заполняется в свободной форме.

ОГРНИП - основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

ОКАТО - код из общероссийского классификатора административно-территориальных образований.

Вкладка Контакты и адреса

На вкладке Контакты и адреса можно добавить дополнительные адреса компании. Например, адрес для доставки или почтовый адрес. Каждый адрес будет создан как отдельный контакт. В дальнейшем, данные адреса можно использовать в документах продажи или финансовых документах, совместно с основным контактом. Для дополнительного адреса необходимо указать Имя, заполнить основные данные. Возможно добавление примечания.

Вкладка Продажи и Закупки

На вкладке Продажи и Закупки указывается информация, которая в дальнейшем будет использоваться для процессов продажи и закупки.

Блок Продажи:

Продавец, Команда продаж - сотрудник/группа сотрудников, ответственных за данного клиента.

Действует на основании(только для Человек) - документ, подтверждающий полномочия контакта как представителя связанной компании. Заполняется в свободной форме.

Условия оплаты - условия оплаты по умолчанию для клиента. Используются в Коммерческих предложениях, Заказах на продажу и финансовых документах покупателя.

Прайс-лист - прайс-лист для покупателя по умолчанию. Используется в документах продажи.

Метод доставки - условия доставки по умолчанию. Используется в документах продажи.

Блок Точка продаж:

Штрих-код - числовой эквивалент штрих-кода. Используется на точку продаж, для быстрого выбора клиента при оформление заказа.

Блок Прочее:

ОГРН / ОГРНИП - основной государственный регистрационный номер/основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя

Ссылка - текстовое поле. Возможно внесение дополнительной информации по контрагенту.

Компания - если поле не заполнено, контакт доступен для всех компаний в Binta. При выборе компании, он будет доступен только в ней.

Вебсайт - если поле не заполнено, контакт доступен для публикации на всех сайтах компании. В противном случае - только для одного сайта.

Отрасль - основная отрасль контрагента. Возможно указание только одного варианта.

Secondary Industries - вторичные отрасли компании. Возможно указание нескольких вариантов.

Блок Закупки:

Условия оплаты - условия оплаты по умолчанию для клиента. Используются в Запросах ценовых предложений, Заказах на закупку и финансовых документах поставщика.

Метод оплаты - предпочтительный способ оплаты при оплате этому поставщику. Используется в финансовых документах.

Скидка поставщика по умолчанию - это значение используется в документах закупки по всем товарам, приобретаемых у данного поставщика.

Напоминание о получении - отправка электронного письма поставщику с запросом о подтверждении сроков за X дней до планируемой даты поставки.

Валюта поставщика - валюта расчетов с контрагентом при закупках.

Блок Налогово-Бюджетная информация:

Система налогов - схема налогообложения определяет налоги/счета, используемые для партнера. Настраивается в приложении Финансовый учет.

Блок Склад:

Перечень складов по умолчанию. 

Не рекомендуется менять системные значения, так как при некорректной настройке может быть нарушен процесс приемки/отгрузки и затруднен складской учет.

Вкладка Финансовый учет (только для Компания)

Блок Банковские счета:

В таблице Банковские счета указываются счета партнера. Возможно добавление счетов через кнопку Добавить строку, а также выбор приоритетности счета путем перетаскивания строки со счетом вверх или вниз. Заполняется Банк, Номер счета и, при необходимости, активируется опция Исходящий платеж. Если Исходящий платеж активен, то этот счет может использоваться для исходящих платежей.

Созданные Банки и Счета также отображаются в списке Контакты/Настройки/Банки и Контакты/Настройки/Банковские счета соответственно.

При нажатии на кнопку Посмотреть детали учета открывается список банковских счетов контрагента.

Блок Credit limits:

Итого дебиторской задолженности - общая сумма задолженности партнера

Partner Limit - использование данной опции означает, что для контакта установлен лимит по дебиторской задолженности. Сумма лимита указывается в поле рядом.

Блок Финансовые проводки:

Дебиторская задолженность - счет дебиторской задолженности по умолчанию. Используется в проводках финансового учета.

Счета к оплате - счет кредиторской задолженности по умолчанию. Используется в проводках финансового учета.

Вкладка Внутренние заметки

Внутренние примечание - информация о контакте. Доступны различные варианты форматирования текста, вставка изображений, чек-лист и т.д.

Предупреждения - это сообщения, которые выводятся при оформлении документов, связанных с контактом. Возможны три варианта - Не предупреждать, Предупреждение, Блокирующее сообщение.

• Не предупреждать - никакие уведомления не выводятся.
• Предупреждение - выводится информационное сообщение, которое не блокирует работу над документом.
• Блокирующее сообщение - выводится информационное сообщение, которое блокирует работу над документом.

Возможен вывод сообщений при создании Заказов на продажу, Заказов на закупку, Финансовый документов по продажам, документов по комплектованию.

Вкладка Финансовый риск (только для Компания)

Блок Общие и Особые ограничения:

Управление рисками помогает оценивать вероятность негативного развития событий при взаимодействии с партнером и установить допустимые для компании размеры неисполненных финансовых обязательств с его стороны.

Доступна гибкая настройка рисков. Можно использовать как все доступные опции, так и отдельные пункты. Например, ограничить сумму возможных заказов на продажу через Включить заказы на продажу или учитывать при расчете рисков и неопубликованные счета с помощью Включить черновики счетов.

Внизу перечня рисков выводится информация о текущей задолженности с учетом выбранных опций.

Блок Информация:

Валюта кредита - валюта для кредитных обязательств перед контактом.

Кредитный лимит - сумма кредита, допустимая при взаимодействии с данным партнером.

Кредитная политика - описание в текстовой форме.

Исключение риска - указывает, превышен ли риск партнера.